Importantes dicas para manter os estoques sob controle

A gestão de estoques é, sem dúvida alguma, um dos maiores focos de preocupação dos gerentes e analistas de logística. Quando a informação não é confiável, é desencadeado um preocupante e desgastante processo interno, afetando o planejamento de compras, de vendas, de produção e a relação entre os diversos departamentos envolvidos.

Você não alcançará bons indicadores de acuracidade apenas realizando um inventário físico anual. Indicadores acima de 97% somente serão obtidos com a prática do inventário cíclico ou rotativo.

Abaixo recomendo algumas medidas para manter seus estoques sob controle, que passam necessariamente pelo trinômio: pessoas – processos – tecnologia. Não há como obter uma solução efetiva abordando apenas um dos três componentes dessa fórmula de sucesso. É imprescindível trabalhar as três frentes simultaneamente.

Pessoas

Você tem um responsável pelo inventário na sua empresa? Você conta com uma equipe dedicada para essa finalidade ou utiliza parte do horário de sua equipe operacional (conferentes, operadores de empilhadeira, pickers e auxiliares operacionais) para as contagens? Ter um efetivo dedicado apenas às contagens representa um custo ou desgaste da equipe desnecessário.

Para efeito comparativo não considere apenas a diferença entre o físico e o contábil, mas também o impacto em vendas gerado por pedidos incompletos ou entregas não realizadas, diminuição na receita em função da perda de Clientes, avarias, gastos com re-entregas, indenizações na justiça, penalidades financeiras impostas pelos Clientes, horas paradas na linha produtiva, custos com setups em maquinários e as horas perdidas nas intermináveis reuniões de “caça aos culpados” e na preparação e resposta aos inúmeros e-mails internos.

É muito difícil manter pessoas exclusivamente dedicadas à contagem motivadas por muito tempo. Trata-se de uma tarefa rotineira e desgastante, devido às interações com outros profissionais e departamentos. Daí a importância de contratar uma empresa especializada em inventários. Nesse caso, em particular, os resultados alcançados são excepcionais.

Mulheres praticam melhores contagens do que os homens, dado o seu cuidado e nível de detalhe. O ideal, é claro, não é ter uma equipe apenas de homens ou mulheres, mas uma equipe mista, contrabalançando o que cada um tem de positivo.

Processos

Muitas empresas acreditam ter implantado uma sistemática de inventário rotativo, ao realizar contagens semanais ou mensais, quando na verdade, o inventário rotativo é realizado de acordo com o tipo de empresa, com base em critérios previamente estabelecidos, normalmente em função da classificação do item na curva ABC em função de volume, giro ou popularidade.

Itens “A” devem ser contado com maior freqüência, podendo ser diário, semanal, quinzenal e no mínimo mensal.

Itens “B” podem ser contados em freqüências que variam desde um mínimo mensal até um máximo trimestral.

Itens “C” são normalmente contados de 1 a 3 vezes por ano.

Dependendo da quantidade, podem ser desdobrados em uma outra classificação, conhecida por “D”.

Definida a freqüência, outra importante decisão refere-se à forma de contagem, a contagem mais indicada é a contagem cega, pois dessa forma todos os produtos precisarão ser contados.

Seja qual for a sistemática de contagem adotada, é importante que os processos estejam formalizados e que sejam de conhecimento de todos os integrantes da equipe operacional. Também é importante definir as responsabilidades de cada cargo ou função no processo de inventário.

Também recomendamos que pelo menos três indicadores de desempenho sejam utilizados para a gestão do processo, envolvendo o % de boas contagens, as diferenças líquidas ou absolutas em quantidades e as diferenças líquidas ou absolutas em R$.

Por fim, o processo de inventário rotativo exige a realização de investigações a cada erro encontrado.

Tecnologia

Sistemas devem ajudar e não atrapalhar. Sistemas devem ser flexíveis para se ajustar à melhor configuração de processos e não ao contrário, não podemos (ou devemos) adequar os processos a um “engessado” e complexo sistema. A isso chamamos “aderência”. Nossos sistemas informatizados são aderentes aos processos.

Analise cuidadosamente as funcionalidades relacionadas ao processo de gestão do inventário. Se por algum motivo o item não foi contado, o sistema deverá informa a pendência existente.

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Para sua empresa

  • Isenção de seus funcionários na realização das contagens;
  • Redução de perdas;
  • Método próprio em contagens de estoque;
  • Maior eficiência em suas novas compras;

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